Speciale Gestione 3 – La gestione di un Grande Evento: gli Europei di Roma 2024

Un esempio concreto della gestione efficace della sicurezza in occasione di un evento complesso di rilevanza internazionale. Questi contenuti sono stati oggetto dell’intervento di Gianfranco Renzulli al convegno di Sport&Impianti del 10 settembre scorso all’Olimpico di Roma.

Pubblicazione cartacea su: Tsport 359
La finale dei 10.000 femminile l’11 giugno 2024 all’interno dell’Olimpico (foto di Marco Jacobucci/Shutterstock).

Gianfranco Renzulli fino al 30 giugno del 2024 è stato responsabile dell’Ufficio Impianti Sportivi della FIDAL, incarico nell’ambito del quale si è occupato non solo delle normative relative all’impiantistica, le circolari tecniche, le procedure di collaudo delle superfici, ma anche dell’organizzazione delle venues e delle tecnologie nei grandi eventi internazionali della Federazione. Nell’ambito di questa competenza tecnico-organizzativa, ricade la predisposizione delle varie venues e di tutti gli ambiti operativi ad uso e beneficio di quanti poi “entreranno” nell’evento, quali, tra le tante, l’International Broadcsting Centre, il TV Compound, il Media Centre, il Centro Accrediti, il Centro Volontari, le aree commerciali, i campi di allenamento e lo Stadio principale con le sue strutture di allestimento temporaneo e non, quali ad esempio la Zona Mista e le Tribune per i media, le aree sanitarie e quelle prettamente sportive.  In tema di sicurezza, si tratta quindi di coordinare tutti gli aspetti relativi alla sicurezza di quanti lavoreranno nell’evento sportivo nelle sue fasi di preparazione, svolgimento e disallestimento, oltre a dover garantire la sicurezza intesa in termini di “ordine pubblico”.

Safety e Security

Come è già noto ai nostri lettori, il concetto di sicurezza è articolato in due diverse attività, che la lingua inglese ben distingue in “safety” e “security”.

SAFETY è la materia che regola i dispositivi e le misure di sicurezza da attuare a tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro, in ottemperanza a quanto stabilito dal D.Lgs 81/2008 “Testo Unico Sicurezza sul Lavoro”.

SECURITY è la materia che definisce le attività e i dispositivi di ordine e sicurezza pubblica da mettere in atto per garantire la sicurezza del cittadino in vari ambiti (manifestazioni, spettacoli, eventi sportivi, ecc). Si tratta di applicare una serie di misure e provvedimenti che vengono di volta in volta definiti e attuati su indicazione degli Organi preposti e in funzione della tipologia dell’evento.

Contestualizzazione dell’evento

Il Campionato Europeo di Atletica Leggera si è svolto a Roma, allo Stadio Olimpico, dal 7 al 12 giugno 2024, con la partecipazione di 50 Paesi – alcuni anche extraeuropei – per un totale di 1.500 atleti, circa 2.500 media, 1.500 volontari: complessivamente un corpo di accreditati di circa 6.000/6.500 persone. L’evento ha interessato tutta l’area del Foro Italico, ma sono stati utilizzati anche lo Stadio dei Marmi quale area di warm-up per gli atleti, oltre allo lo Stadio della Farnesina e allo Stadio Paolo Rosi destinati agli allenamenti.

Le competizioni «Non Stadia» (le due mezze maratone e le due gare di 20 km di marcia) si sono rispettivamente svolte su un percorso cittadino, partito dal Campidoglio con arrivo all’Olimpico, e in un circuito ricavato all’interno dell’area del Foro Italico anch’esso con arrivo previsto all’interno dello Stadio Olimpico.

Per la prima volta in un grande evento internazionale, con l’approvazione della Questura, si è consentito al pubblico di poter accedere liberamente alla Warm-up Area (Stadio dei Marmi), come pure in tutta l’area del Foro Italico, per poter assistere agli atleti nelle fasi di riscaldamento, esperienza questa già maturata dalla FIDAL negli anni precedenti in occasione dei Golden Gala e felicemente replicata nell’ambito del Campionato Europeo.

Altro aspetto di interesse per la sicurezza è stato lo svolgimento delle cerimonie di premiazione degli atleti che, anche in questo caso in condivisione con la Questura e nel rispetto delle recenti direttive date dalla Federazione Europea, si sono svolte esternamente allo Stadio Olimpico, in una struttura appositamente allestita all’interno del Villaggio Commerciale.

Dodici infine sono stati gli hotel utilizzati per accogliere le delegazioni, i media e gli ospiti (circa 3.500 persone).

Il corpo organizzativo dell’evento

Solitamente i Grandi Eventi sono strutturati in un unico Comitato Organizzatore. Nel nostro caso, l’organizzazione era un po’ più complessa, poiché l’evento aveva all’apice due strutture: la Fondazione Euroroma 2024, organismo di indirizzo “politico” e di sviluppo del campionato europeo; e la Struttura Operativa, il vero e proprio Comitato Organizzatore o se preferite Esecutivo, strutturato in varie aree con differenti e ben definite competenze.

La Fondazione Euroroma 2024 era costituita da: Federazione di Atletica Leggera; Sport e Salute; C.O.N.I.; Dipartimento per lo Sport; Comune di Roma; Regione Lazio.

Tali Enti sono intervenuti sin dal momento della candidatura finanziando o supportando l’organizzazione dell’evento anche con interventi diretti, come è stato il caso di Sport e Salute, che in particolare ha provveduto all’ammodernamento degli impianti atletici dello Stadio Olimpico, alla ristrutturazione dello Stadio dei Marmi e di alcune porzioni del Foro Italico.

La Struttura Operativa ha avuto invece il compito di coordinare le attività che rientravano nella consegna e nel pieno funzionamento di tutte le aree interessate dall’evento.

Come per tutte le altre aree del Comitato Organizzatore, anche l’area “Venues, Technology, Medical and Antidoping, Safety and Security”, era diretta da unArea Manager (lo scrivente), supportato da un Deputy, l’architetto Michela Di Mattia e dai Responsabili delle altre tre aree di intervento, presupposto che “Venues” era alle dirette competenze dell’Area Manager.

Nell’ambito di “Venues” la progettazione e direzione lavori delle molte strutture temporanee e degli allestimenti è stata affidata alla Società ABC Srl.

Per “Technology”, quale IT Manager è stato incaricato un professionista di provata esperienza internazionale, il Dott. Mauro Cedrani, che in collaborazione con CONINet (Società di Sport e Salute) ha dato seguito all’implementazione e ammodernamento di tutte le reti e le necessità in termini di connettività dello Stadio Olimpico e del Foro Italico per rispondere alle molteplici esigenze organizzative.

Il dipartimento “Medical and Antidoping” è stato affidato al Medico Responsabile della FIDAL e Direttore dell’Istituto di Medicina dello Sport, Dott.ssa Maria Rosario Squeo, che ha strutturato tutta l’area con il supporto operativo della FMSI e di NADO Italia per le attività di doping control.

La conduzione di tutti gli impianti sportivi una volta completati i lavori e allestiti per le esigenze dei team, è stata affrontata con una conduzione condivisa tra “Venues” e “Competition Departement”.

Infine “Safety and Security”. La gestione di questi aspetti è stata affidata alla Società SO.GE.SI. dell’ingegner Claudio Bucci, che collabora con Sport e Salute da diversi anni. Alla Società, che ha operato in stretto contatto con lo scrivente, è stato demandato l’espletamento di tutte le attività sia di “Safety” che di “Security”. SO.GE.SI. si è avvalsa di uno staff di professionisti abilitati che la hanno supportata.

A sinistra la planimetria dell’Olimpico e a destra quella dello Stadio dei Marmi con la collocazione dei cantieri (Works Planning) per la preparazione dell’Europeo, individuati dai bollini colorati cui corrispondono le assegnazioni alle imprese e le istruzioni.

Le competenze in ambito SAFETY

Le competenze del Dipartimento affidato a SO.GE.SI. in ambito safety riguardano naturalmente l’applicazione di tutto quanto previsto dal D.Lgs81/2008, con articolare riferimento a:

  • Verifica dei requisiti delle aziende e del personale in fase preventiva e di accesso alle aree;
  • Organizzazione dei lavori di allestimento nelle aree di intervento;
  • Verifica dei requisiti delle aziende e del personale in fase di disallestimento delle aree;
  • Stesura del Piano di Safety integrato con il Piano Sanitario redatto dal Dipartimento Medico.

I principali soggetti e le strutture di riferimento nell’espletamento dell’incarico sono ovviamente:

  • Area Manager di C.O.;
  • Direzione Gestione Parco del Foro Italico e Stadio Olimpico (Sport e Salute);
  • Ufficio Sicurezza e Sistemi di Prevenzione e Protezione (Sport e Salute);
  • Direttore dei Lavori;
  • Aziende e Fornitori.

Il primo impegno di “Safety” è stata l’attività di verifica pre-evento dei requisiti delle aziende che si erano aggiudicate forniture e lavori nell’ambito dell’organizzazione dell’Europeo e delle maestranze che dovevano entrare nello Stadio. Precedenti interventi permanenti di adeguamento infrastrutturale a parte, sin dalla mattina del primo giorno di allestimento sono contemporaneamente entrati in attività circa 550 operai per le decine di aziende che avrebbero dovuto completare gli allestimenti nei pochissimi giorni che i molteplici impegni dell’Olimpico hanno reso disponibili, ovvero dal 27 maggio al 3 giugno, considerato come il 4 e il 5 giugno erano destinati a tutte le attività di verifica del perfetto funzionamento degli impianti installati, produzione televisiva compresa e che, come da obbligo organizzativo, si è dovuto consentire a tutti i team di effettuare il sopralluogo conoscitivo dello stadio e delle sue aree sportive. visita e una conoscenza dello stadio.

Ben più compresse le attività di “vigilanza” per il periodo di disallestimento, che in molti casi era ridotto a soli tre o quattro giorni, fino alle sole trentasei ore concesse per la riconsegna del campo di gara (anello e pedane dell’Olimpico), immediatamente interessate dagli allestimenti per i concerti.

Va infine segnalato come sia stata ovviamente necessaria una fase di programmazione preventiva insieme alla Direzione del Parco del Foro Italico e all’Ufficio Prevenzione e Protezione di Sport e Salute, in quanto durante tutte le fasi di allestimento e di svolgimento dell’evento, negli uffici dello Stadio Olimpico hanno continuato regolarmente a lavorare i tanti dipendenti di Sport e Salute e delle Federazioni Sportive che ospita l’impianto.

Le competenze in ambito SECURITY

Per quanto concerne le attività di “Security”, i principali soggetti e le strutture di riferimento nell’espletamento dell’incarico sono stati:

  • Questura (verifica progetto organizzativo, flussi, gestione accessi, GOS, ecc.);
  • Prefettura / CPVLPS (verifica progetto organizzativo e organizzazione delle visite CPVLPS);
  • Comune di Roma -Ufficio Grandi Eventi del Gabinetto del Sindaco (Conferenza dei Servizi);
  • Area Manager e Deputy di C.O.;
  • Direttore dei Lavori;
  • Responsabile Medical e Antidoping del C.O. (Piano Sanitario).

A SO.GE.SI. sono state poi affiancate due società destinate all’esecuzione delle attività di controllo degli accessi e dei flussi all’interno dello Stadio Olimpico e su tutta l’area del Parco del Foro Italico:

ATS srl, società incaricata per: studio e realizzazione del piano degli accessi e dei flussi per lo Stadio Olimpico e il Parco del Foro Italico; fornitura del management di gestione del piano accessi, responsabile anche per la formazione di Hostess e Steward; fornitura del management di gestione di Hostess e Steward; e la formazione del personale di controllo flussi e accessi;

– EGA srl, società incaricata per il reperimento di Hostess e Steward necessari alla gestione dei singoli punti di accesso in applicazione del sistema di accreditamento.

Vanno infine segnalate alcune attività di “Security” di particolare rilevanza, messe in atto per garantire la massima sicurezza per quanti partecipano ad un evento, avendo presente come nel caso dell’Europeo di Atletica Leggera, in accordo con la Questura, si è deciso di consentire l’accesso libero a tutta l’area del Foro Italico.

  • Prefiltraggio: previsto nei tre grandi punti di accesso al Parco del Foro Italico (Viale delle Olimpiadi, Viale del Foro Italico e Piazzale Dodi), era attuato obbligando il passaggio del pubblico in appositi varchi dove il personale delle Forze dell’Ordine coadiuvato dal Servizio di Controlleria (ATS+EGA) effettuava i controlli di borse, zaini, ecc. per prevenire l’introduzione di oggetti pericolosi nell’area.
  • Modalità di accesso allo Stadio Olimpico: unica venue per la quale era richiesto il possesso di un titolo di accesso (non nominale ma con posto numerato); il titolo era controllato ai tornelli (attivi). In tutte le altre aree del Parco Italico, Villaggio Commerciale, Medal Plaza e Stadio dei Marmi era autorizzata la libera circolazione.
  • GOS (Gruppo Operativo della Sicurezza): coordinato dalla Questura e composto da rappresentanti di Polizia, Carabinieri, Vigili del Fuoco e Polizia Municipale oltre che dai Responsabili sicurezza, controlleria e sanitario del C.O. e dello Stadio Olimpico, il GOS si riunisce con abbondante anticipo prima dell’orario di apertura dei cancelli al pubblico, per verificare che tutti i presidi (Vigili del Fuoco, Sanitario, Controlleria) siano presenti ed operativi. Autorizzata l’apertura dei cancelli al pubblico, il GOS, che opera da una centrale allestita nello stadio, è operativo fino ad avvenuto completo deflusso del pubblico. Tutti i soggetti e gli organismi rappresentati nel GOS sono collegati da una rete radio e sono coordinati dalla questura.

La conoscenza dei processi organizzativi, la capacità di ben articolare il complesso piano organizzativo dell’evento, la chiara definizione delle competenze e la piena e costante collaborazione tra tutti i soggetti coinvolti nei processi di “Safety and Security”, hanno consentito che l’evento Campionati Europei di Atletica Leggera Roma 2024, si svolgesse in piena sicurezza e senza alcun incidente, malgrado i tempi stretti e la concitazione delle attività che ne hanno caratterizzato l’organizzazione.

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